Il primo passo nella risoluzione dei problemi è inquadrare il problema (o definire), che si desidera risolvere.

Per aiutarti a farlo, dovresti impostare la risposta a una sola domanda: la domanda chiave. Una domanda chiave non è un elemento isolato, è la parte introduttiva di una problematica che si presenta. Pertanto è fondamentale identificare chiaramente quale domanda risolvere e nasce dal problema e qual è il suo contesto.

Un modo per farlo, e assicurarsi di essere sulla strada giusta, è riassumere gli elementi che si conoscono del problema in una scheda di identificazione del problema.

Naturalmente, una parte essenziale della definizione del problema è definire se si desidera comprendere le cause alla radice di una situazione (ad esempio risolvere un problema dal perché) o se si desidera passare direttamente ad identificare modi alternativi per risolverlo.

Diversi strumenti possono aiutarti con il processo di definizione del problema. Innanzitutto, è necessario fare un ampio uso della logica, della razionalità.

Questo è vero in ogni fase del processo di soluzione, ma soprattutto all’inizio. Dovrai anche andare più in profondità delle apparenze, comprendere le implicazioni – strumento necessario è la domanda “e allora?” oppure “e quindi?” – del tuo problema e del suo ambiente.

Inoltre, meglio praticare questo processo coinvolgendo gli altri il più possibile per rafforzare il tuo pensiero.

Ricorda che una definizione solida del problema è probabilmente il passaggio più trascurato nella risoluzione dei problemi. Ironia della sorte, è il passaggio che ha il maggiore ritorno sull’investimento, perché è un passaggio di leadership, piuttosto che di gestione.

Proprio come non puoi vincere una gara, anche se sei il corridore più veloce del mondo, se non ti impegni a correre nella giusta direzione per cominciare, il successo dell’intero processo di risoluzione del problema dipende dalla tua capacità di identificare il problema giusto all’inizio. Quindi non trascurare questo passaggio e fallo bene.

Resisti ai pregiudizi, controlla le tue ipotesi, riformula il tuo problema se necessario e non saltare troppo presto allo sviluppo di alberi dei problemi. Invece, investi abbastanza tempo qui; ripagherà più tardi, quando andrai a verificare il risultato.

Dopo aver inquadrato il problema iniziale, dovresti capire perché lo stai affrontando o identificarne le cause principali, poiché ciò ti darà ulteriori informazioni e potrebbe portarti a riformularlo.

Comprendere le cause profonde di un problema ti aiuta a focalizzare il tuo pensiero su soluzioni che possono davvero portarti più vicino a dove vuoi essere; quindi, in generale, è una buona idea diagnosticare il problema prima di cercare modi per correggerlo. In breve, non saltare alle soluzioni.

Per problemi complessi, una mappa delle domande (chiamata anche mappa dei problemi), in questo caso, una mappa dei motivi, può aiutarti a diagnosticare aiutandoti a organizzare e testare le tue ipotesi.

Dopo aver identificato tutte le possibili cause alla radice del tuo problema, dovrai riassumerle in una serie di ipotesi, dare la priorità alla loro analisi, condurre l’analisi utilizzando una mappa delle ipotesi e sintetizzare le tue conclusioni. L’analisi richiede di collegare le prove – sia a sostegno che in opposizione – a ipotesi e triangolare le risposte.

Come per ogni processo, non puoi aspettarti di essere eccellente nella diagnosi dei problemi senza esercitarti ampiamente.

Hai inquadrato il tuo problema? Successivamente, l’hai diagnosticato e compreso nelle sue cause profonde. Ora sei pronto per passare attivamente all’identificazione di soluzioni o opzioni. Si tratta di un processo in due fasi che include l’esplorazione di soluzioni e la loro valutazione per selezionare quale implementare.

Per esplorare le soluzioni, come nella fase diagnostica, potresti utilizzare una mappa delle domande, questa volta una mappa delle modalità. Dovrai quindi prendere una decisione. L’identificazione delle soluzioni è un processo: inizia generando una serie di ipotesi su come pensi di poter risolvere il tuo problema. Quindi, decidi quale ipotesi vuoi testare prima di condurre il test vero e proprio.

Infine, concludi: hai trovato una soluzione adeguata?

In caso contrario, torna a generare ipotesi e analizzale. Come per inquadrare il problema e diagnosticarlo, identificare le soluzioni richiede di combinare pensiero creativo e critico.

Se sei fortunato, il tuo problema non è così nuovo e potrebbe esserci già un framework esistente che può fornire una struttura alla tua mappa delle domande. In alternativa, potresti ottenere un vantaggio da un problema simile che sai come risolvere o da uno più semplice. In ogni caso, per aggiungere veramente valore dovrai andare oltre le risposte ovvie, il che richiede di divergere efficacemente nel tuo pensiero e semplificare il più possibile. Come sempre nella risoluzione dei problemi, esercitati a sufficienza,

Valutare correttamente le soluzioni può essere più difficile di quanto sembri. Dovrai controllare le tue ipotesi e gestire vari pregiudizi, come il bias di conferma, la tendenza a cercare e favorire prove che supportano le nostre convinzioni precedenti. Dovrai anche mettere in discussione il tuo intuito e ricordare i tuoi limiti.

La valutazione delle soluzioni richiede di condurre un’analisi appropriata per identificare se ciascuna delle tue ipotesi è valida.

Questo, a sua volta, richiede di identificare quali informazioni cercare, cercare prove sia a sostegno che opposte, a volte triangolare le risposte e concludere con attenzione.

Assicurati di aver compreso il “e allora?” oppure “e quindi?” delle tue scoperte e adattare la tua fiducia alle circostanze.

Il processo decisionale è parte integrante del problem solving, ma dovrebbe avvenire solo ora che hai inquadrato attentamente il tuo problema (e forse riformulato), diagnosticato e identificato opzioni alternative per risolverlo.

Come prima, valuta attentamente le tue inclinazioni e utilizza gli strumenti per supportare il processo decisionale.

Per identificare le soluzioni in modo efficace, è necessario bilanciare attentamente ottimizzazione e soddisfazione, ad esempio seguendo il principio di Pareto. Idealmente, riconoscerai e acquisirai anche vittorie rapide lungo il percorso.

L’ultimo passaggio nel processo di risoluzione dei problemi è eseguire (o implementare) la soluzione.

In alcuni casi ciò richiede che tu “solo” convinca gli altri che la soluzione che hai identificato è buona. Altre volte, potrai anche implementarlo, monitorarne l’efficacia e intraprendere azioni correttive secondo necessità.

In ogni caso, una parte essenziale dell’esecuzione è convincere gli altri che le tue conclusioni sono valide, il che ti richiederà di comunicare in modo efficace.

Influenzare gli altri può anche comportare alcune negoziazioni. Quindi, potrebbe essere necessario migliorare le tue capacità di persuasione; un modo per farlo è convincere i tuoi stakeholder ad acquistare le tue idee facendole proprie.

Come in tutte le altre parti del processo di risoluzione, arruola altri per aiutarti; per fare ciò, considera di coinvolgere il tuo team e aiutare gli altri ad avere successo.

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Grazie e Buona Giornata

Loris Comisso